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          廣告投放管理系統之改善部門溝通

          發布時間:2012-08-23

             說到部門間的溝通問題,實際上還真是讓人頭疼的問題。由于各部門之間的工作內容不同,時常會造就很多麻煩和障礙,影響工作的進度和效率。相信這不僅是管理者不愿看到的事情,同樣也是各部門成員不愿發生的事情,所以,部門溝通需有效,避免麻煩工作真輕松。

           
             對于媒介代理公司內部而言,如果是以往傳統的公司流程模式,每一次的媒介訂單的投放流程大致就是:
           
             第一,銷售部拿到廣告訂單排期表;
           
             第二,銷售部以紙質版或是電子版形式交給媒介采購部和財務部;
           
             第三,媒介采購部根據客戶排期表實際情況新建媒體采購訂單,并以電子版或紙質版形式交給媒體以及財務部;
           
             第四,如果交易順利,最后就是財務核單。
           
             事實上,媒介代理公司接要順利完成一筆訂單,并不是一件簡單容易的事情,因為一方面要面臨客戶臨時改單,另一方面又要面臨媒體這邊會有變動。再綜合其他因素,修改訂單甚至是撤單就成了家常便飯了。面對如此變動極大不穩定的情況,傳統的運營模式或許短時間內尚可支持,但長期發展而言,將會成為公司內部的一顆毒瘤,各部門間的溝通有效與否始終影響著公司的是否順利發展。
           
             對此,MExpress管理系統能幫得上忙。因為MExpress可以作為一個公司內部的管理系統軟件,可以簡化各部門傳統繁瑣的溝通模式,系統內部可以保存每個部門工作的記錄,如果出現問題需要人負責的時候,通過該系統就能找出出錯的環節以及相關操作人員。同時,通過該系統軟件還可以完整記錄整個公司業務流程,便于各部門間工作尤其是在文件傳遞過程中能夠減少差錯,因為在該系統中,只要每個部門將已完成的排期表或是訂單保存提交,接下來的部門就能在系統上看到相應的記錄,根本不用再如以往那樣打印出來然后派人去其他部門交表,節省了人力物力以及時間。
           
             為什么會這樣說呢?
           
             因為溝通滯后、溝通無效勢必會影響各部門工作的進度。如果當一筆訂單更改過大,前后兩個部門間的溝通及更新速度又跟不上的話,能不出現問題才是驚奇了。如銷售部明明已經接到客戶修改過的心排期表,但沒有及時交到沒接采購部這邊,或者說忘了跟進,后果會怎么樣其實會懂的!所以,其實只要每個部門及時在系統上跟進每筆訂單的相應變動,出錯的概率幾乎為零的!