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        2. 讓電視廣告排期表處理得心應手

          發布時間:2012-09-14

                  廣告媒介公司,特別是做電視媒介業務的,處理的電視廣告投放量會比較多,每張排期表都有幾十、上百個點位要投放;特別是在一些旺季時間,媒介部同事,經常要加班加點錄入訂單信息,處理大量的客戶投放訂單。

          中小型廣告公司內部,收到客戶訂單后,通常會采用傳統Excel方式處理這些投放訂單:
          1)翻查以前檔案,找到此客戶以前在此媒體的投放訂單的Excel;
          2)把不合用的內容刪除掉,按照之前的格式錄入本次的投放點位和要求;
          3)檢查本訂單的統計次數、金額與客戶訂單是否一致,若一致,就提交。

                  實際上,采用這種方式,對很多廣告公司的老板來說,其實都很無奈。因為,采用Excel處理訂單會有不少的問題,如:
          1.Excel文件在多個人之間相互傳遞、修改,容易導致文件版本混亂;一次審批流程下來,每個用戶手上都有3-4份或更多的投放訂單文件,最后,大家都搞不清楚哪個版本的內容是最合適的;
          2.Excel公式不直觀,特別是經過多人修改,多次拷貝、粘貼后,公式可能會發生錯位,而且,用戶不容易發現這些問題;
          3.調整Excel文件格式是很靈活,很容易的事情,而每個用戶的Excel應用水平都不一樣,容易造成公司對外的訂單格式不統一,影響公司的專業形象;
          4.所有投放訂單需要集中保存管理,以備日后翻查。而客戶在投放中途變更投放計劃是經常的事,那媒介部同事經常會更改了手頭上的Excel版本后,卻沒有及時通知財務等部門,進行同步更新,導致各部門,各用戶之間的Excel文件不一致;
          5.由于Excel文件不容易統一管理,因此,每月結賬時,財務部、媒介部、客戶部等部門都要為對賬忙得焦頭爛額;
          6.而且,隨著優質媒體、優質時段的廣告價格節節上升,若不小心打錯一個點位,就意味著公司要賠償幾千、上萬元的損失;甚至,導致延付整期的廣告投放費用;同時,還會影響客戶對公司的印象。

           

                  而要解決Excel處理廣告訂單的問題,最好的方式是采用一套科學的、專業的媒體廣告投放訂單管理系統。對投放訂單進行科學而統一的管理。其實,在很多行業,已經在使用本行業的訂單管理系統對業務進行管理;如:制造業,零售業,酒店,餐館等,都有成熟的行業軟件。而媒介行業其實也有類似的解決方案,例如,安賽科技的媒介綜合訂單系統就是一款專業的廣告媒介解決方案:
           

                   安賽科技為Aegis Media集團在中國內地的多間綜合媒介代理公司(如Carat Media,Vizeum,PPMA等)提供了一整套的媒介投放訂單與財務一體化的解決方案。這套解決方案,能夠處理電視、電臺、報紙、雜志等傳統媒體的廣告投放;同時,也能夠處理戶外廣告,互聯網廣告,電影,以及多種數字媒體的新型廣告的投放訂單。

                通過統一的管理系統,把預算、策劃、策略分析、數據整合、購買談判、購買執行、事后評估、對賬清單、賬齡分析、財務收付款等完整的業務流程整合起來;

                由于對數據進行統一管理,財務部看到的數據,就是媒介購買同事剛剛下單的數據,大大提高了數據的及時性,以及一致性,能夠節省部門之間的大量的核帳時間;

                同時,通過完善的數據版本管理,靈活的自定義報表格式設置(可帶公式輸出),把嚴謹的數據管理,與靈活的業務輸出處理統一起來,讓業務人員真正地把精力集中在業務數據的處理和分析上面,同時,又可以根據客戶要求,輸出各種格式的報表。節省了大量的排版以及核對數據的時間;

                通過實施綜合媒介訂單一體化管理解決方案,短短兩年的時間,公司的訂單量比上線前提升了4倍以上,而媒介購買人員、財務人員,僅僅增加了30%不到。

                    所以,一套合適的訂單管理系統,對一個公司的作用是明顯的。在國內,大型外資廣告代理公司基本都有了自己的管理系統,而國內媒介公司,大部分卻在使用Excel下單,這個區別,估計也是造成外資廣告代理公司,與本土代理公司之間競爭力差異的原因之一吧。
           

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